Gdzie są Państwa dane i kto ma do nich dostęp
Co dzieje się z połączeniem, SMS-em i danymi na Państwa koncie: gdzie się znajdują, kto ma z nimi styczność, jak je chronimy i gdzie leżą nasze granice. Każde zdanie poniżej ma źródło w kodzie, w konfiguracji usługi lub w naszych zasadach. Czego nie potrafimy zweryfikować, tego nie piszemy albo wymieniamy to w części Czego jeszcze nie potrafimy.
Zaktualizowano 7 listopada 2026.
Baza danych jest w UE, połączenie częściowo opuszcza Europę
Baza danych z Państwa kontem, transkrypcjami i podsumowaniami znajduje się w UE. Samo połączenie jednak część drogi pokonuje poza nią. Umieszczamy to na początku celowo, ponieważ łatwo to zgubić za hasłem „dane w UE”.
Pozostaje w UE
- Konto, numery, rejestr połączeń, transkrypcje i podsumowania: Upstash, Frankfurt.
- Strona, portal i API: Vercel, Frankfurt.
- Sterowanie połączeniami i nagrania własnego silnika głosowego: Hetzner, Niemcy.
- Zamiana mowy dzwoniącego na tekst na własnym silniku: Soniox, endpoint europejski.
- Główny model językowy własnego silnika: Scaleway, Francja.
- Trenowanie modeli własnego silnika (krótkie fragmenty dźwięku i ich transkrypcje): RunPod, centra danych w UE.
Trafia poza UE, do USA
- Głos agenta na własnym silniku: Cartesia.
- Rezerwowy model językowy, gdy główny zawiedzie: Anthropic, następnie Google Gemini.
- Podsumowanie połączenia i ocena realizacji celu oraz ocena spseudonimizowanego tekstu do trenowania modeli: Anthropic.
- Agenci na standardowej platformie: całe połączenie, łącznie z nagraniami, u ElevenLabs.
- SMS w dodatku numer komórkowy: Twilio.
Gdzie znajdują się dane
| Co | Gdzie | Kto to prowadzi |
|---|---|---|
| Konto, numery, rejestr połączeń, wiadomości, transkrypcje i podsumowania | Frankfurt (region eu-central-1), jeden region bez repliki poza nim | Upstash |
| Strona, portal i API | Frankfurt (fra1) | Vercel |
| Nasz własny silnik głosowy (sterowanie połączeniami, warstwa medialna) | Dwa węzły w Niemczech (Falkenstein i Norymberga) | Hetzner |
| Nagrania połączeń obsługiwanych przez nasz własny silnik | Niemcy (Hetzner Object Storage, Falkenstein) | Hetzner |
| Nagrania agentów na standardowej platformie | USA | ElevenLabs |
Podmioty przetwarzające
Dostawcy, którzy mają styczność z danymi dzwoniących lub nadawców SMS:
| Dostawca | Cel | Kraj | Warunki |
|---|---|---|---|
| Odorik | numery telefonów, łączenie połączeń, dostarczanie SMS | Czechy | warunki usługi (po czesku) |
| Hetzner | serwery własnego silnika, magazyn nagrań i danych treningowych, serwer SIP łączący połączenia | Niemcy | warunki dostawcy |
| Soniox | zamiana mowy na tekst na własnym silniku | UE | warunki dostawcy |
| Cartesia | synteza mowy na własnym silniku | USA | publiczna umowa DPA dostawcy |
| Google Cloud Text-to-Speech | synteza mowy dla starszych agentów | UE | Google Cloud DPA |
| ElevenLabs | agenci na standardowej platformie, głos zapasowy | USA | publiczna umowa DPA dostawcy |
| Scaleway | główny model językowy własnego silnika | Francja | warunki dostawcy |
| Anthropic | rezerwowy model językowy, podsumowanie połączenia i ocena realizacji celu, tygodniowa kontrola jakości na spseudonimizowanych transkrypcjach, ocena spseudonimizowanego tekstu do trenowania własnych modeli | USA | publiczna umowa DPA dostawcy |
| Google (Gemini) | drugi rezerwowy model językowy | USA | opieramy się na zabezpieczeniach dostawcy |
| RunPod | serwery GPU do trenowania modeli własnego silnika i transkrypcji treningowych fragmentów dźwięku | UE (centra danych), dostawca ma siedzibę w USA | publiczna umowa DPA dostawcy |
| Upstash | baza danych | UE (Frankfurt) | publiczna umowa DPA dostawcy |
| Vercel | hosting strony, portalu i API | UE (Frankfurt) | publiczna umowa DPA dostawcy |
| Twilio | numer komórkowy (dodatek) i testowe połączenie kontrolne silnika | USA | publiczna umowa DPA dostawcy |
| DIDWW Ireland Limited | numer do połączeń i SMS i numer w innym kraju | Irlandia | informacja o prywatności |
Odnośniki prowadzą do publicznych dokumentów dostawców. Umowa powierzenia przetwarzania danych jest wysyłana na życzenie, patrz Dokumenty prawne.
Inni dostawcy obsługują e-mail, płatności, podpowiedzi adresów, alerty operacyjne i pomiar reklam (tylko za Państwa zgodą). Ich cel, kraj i okres przechowywania opisano w polityce prywatności, w punkcie 5. Zmiany tej listy są tu odnotowywane, a data aktualizacji u góry się zmienia.
Osobno od powyższych dostawców: jeśli podłączą Państwo webhook, kalendarz (Google lub Apple), fakturowanie (Fakturoid, ABRA Flexi) albo asystenta (ChatGPT, Claude) przez OAuth lub klucz API, dane trafiają tam na Państwa polecenie, a Państwa konto odpowiada za tego odbiorcę. To samo dotyczy agenta strony trzeciej podłączonego przez SIP.
Jak długo przechowujemy dane
- Nagrania połączeń: usuwane 90 dni po rozmowie. Nagrywanie można wyłączyć dla każdego agenta osobno.
- Transkrypcje i podsumowania: przez cały czas istnienia konta. Po anulowaniu konta usuwamy je na wyraźne żądanie, a bez żądania najpóźniej w ciągu 12 miesięcy od anulowania.
- SMS-y odebrane na numerze komórkowym: 90 dni od odbioru. Kopia u Twilio jest usuwana około 24 godzin po obsłużeniu.
- Transkrypcje do tygodniowej kontroli jakości: forma oryginalna przez 14 dni, spseudonimizowana przez 8 tygodni.
- Fragmenty dźwięku i transkrypcje do trenowania własnych modeli: najpóźniej 90 dni po rozmowie. Wytrenowane modele nie zawierają dźwięku ani transkrypcji. Konto wyłączamy z trenowania na żądanie pod adresem pomoc@volai.pl.
- Faktury i dokumenty księgowe: tak długo, jak wymaga tego prawo.
Bezpieczeństwo
Tylko to, co można zweryfikować w kodzie, w konfiguracji usługi i w naszych zasadach:
- Cała komunikacja z usługą przebiega przez HTTPS. Nagłówek HSTS obowiązuje 2 lata, a stron nie można osadzić w cudzej ramce.
- Portal komunikuje się z naszym własnym silnikiem głosowym przez wzajemnie uwierzytelniany TLS (mTLS) z certyfikatem klienta z naszego własnego urzędu certyfikacji.
- Hasła przechowujemy wyłącznie jako nieodwracalny skrót (scrypt). Klucze API są w bazie tylko jako odcisk; w czytelnej formie widzą je Państwo jednorazowo, przy tworzeniu.
- Dane dostępowe integracji są przechowywane w postaci zaszyfrowanej (AES-256-GCM), tak samo tokeny OAuth do Kalendarza Google.
- Połączenie z bazą danych jest szyfrowane (TLS).
- Poza Państwem nasze wsparcie może uzyskać dostęp do nagrania przy rozwiązywaniu konkretnego problemu z tym połączeniem wspólnie z Państwem. Kontrola jakości pracuje wyłącznie ze spseudonimizowanymi transkrypcjami.
Czego jeszcze nie potrafimy
- Nie przedstawiamy certyfikatów naszych dostawców jako własnych.
- Automatyczna pseudonimizacja transkrypcji do kontroli jakości i trenowania modeli może czasem coś pominąć.
- Nie publikujemy jeszcze historii incydentów.
Status usługi
Aktualny status portalu, sieci telefonicznej, agentów głosowych i naszego własnego silnika głosowego znajduje się na stronie Status usługi. Kontrole są rzeczywiste (baza danych, dostępność operatora, agenci głosowi, cogodzinne połączenie testowe do silnika), a strona odświeża się najwyżej raz na minutę.
Dokumenty prawne
Umowa powierzenia przetwarzania danych na podstawie art. 28 RODO jest wysyłana na życzenie na adres pomoc@volai.pl.
Operator i kontakt
volai prowadzi spółka ANOVIA Finance s.r.o., numer identyfikacyjny (IČO) 01757237, z siedzibą Na Zámku 636, 250 81 Nehvizdy, Czechy, wpisana do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Miejski w Pradze, dział C, wpis 266323. Płatnik VAT. W odniesieniu do danych Państwa konta jesteśmy administratorem. W odniesieniu do danych osób dzwoniących na Państwa numery jesteśmy podmiotem przetwarzającym, a administratorem są Państwo.
Ochrona danych, żądania osób, których dane dotyczą, umowa powierzenia przetwarzania danych i zgłoszenia dotyczące bezpieczeństwa: pomoc@volai.pl.